EDIZIONE STRAORDINARIA: "WHISTLEBLOWING"

Questa edizione speciale è dedicata al #Whistleblowing perché dal 17 DICEMBRE 2023 (FORSE) DOVRAI AVERLO ANCHE TU!

INTRODUZIONE

Il 17 dicembre 2023 entrerà in vigore il D.Lgs n. 24/2023 Whistleblowing, il nuovo obbligo normativo per le aziende con più di 50 dipendenti, o che adottano un MOG 231 (indipendentemente dalla loro dimensione) o che operano in settori specifici.

L'obiettivo della legge Whistleblowing, in linea con la direttiva europea da cui ha origine, è quello di rafforzare la tutela giuridica delle persone che vogliono segnalare violazioni di cui siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo e prevede l’istituzione di un canale interno di segnalazione, adeguate procedure e la nomina di un soggetto incaricato della gestione.

WHISTELEBLOWING: COS'È?

Il Whistleblowing è uno strumento di compliance aziendale, che si può attivare velocemente ed in sicurezza tramite una piattaforma informatica, grazie al quale i dipendenti o terze parti di un’azienda (per esempio clienti e fornitori) possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti di cui vengono a conoscenza.

Adottare una piattaforma di segnalazione può essere un vantaggio, oltre che un obbligo, per le aziende perché in questo modo viene rafforzato il proprio canale di controllo interno, avendo modo di scoprire eventuali frodi e criticità prima che diano luogo a più gravi danni e/o responsabilità.

DIGITALIZZARE LA GESTIONE DEL WHISTLEBLOWING

La digitalizzazione della gestione del Whistleblowing implica l'utilizzo di strumenti digitali e tecnologie per semplificare, migliorare l'efficienza e garantire la sicurezza del processo di segnalazione.

Ecco alcuni suggerimenti per digitalizzare la gestione del Whistleblowing:

Piattaforma online sicura: implementa un portale web, accessibile tramite login, dedicato al Whistleblowing. Assicurati che la piattaforma consenta la presentazione di segnalazioni in modo anonimo per proteggere l'identità del Whistleblower. Limita l'accesso alle informazioni alle persone incaricate alla gestione delle segnalazioni. Mantieni un rigoroso controllo degli accessi per garantire la sicurezza.
App mobile: sviluppa un'applicazione mobile dedicata al Whistleblowing per rendere più accessibile il processo di segnalazione. L'app è particolarmente utile per i dipendenti che potrebbero trovarsi fuori dall'ufficio e può essere la base del tuo progetto di comunicazione interna.
Integrazione con altri sistemi: integra la piattaforma di Whistleblowing con altri sistemi interni, come quelli per la gestione delle risorse umane, comunicazione o per la conformità, così da garantire un flusso efficiente delle informazioni.
Criptaggio delle informazioni: utilizza protocolli di crittografia per proteggere le informazioni trasmesse attraverso la piattaforma. Questo è cruciale per garantire la sicurezza e la riservatezza delle segnalazioni.
Notifiche in tempo reale: configura notifiche in tempo reale per garantire che le segnalazioni vengano gestite prontamente. Particolarmente importante visto che le segnalazioni riguarderanno principalmente questioni urgenti.
Sistema di tracciamento: implementa procedure digitali per di tracciamento di tutto il flusso delle segnalazioni, per la gestione delle risposte e delle indagini correlate. Questo sistema ti consentirà di monitorare lo stato di avanzamento di ciascuna segnalazione, dalla ricezione alla risoluzione e permetterà di automatizzare alcuni flussi di lavoro per migliorare l'efficienza.
Formazione e consapevolezza: fornisci formazione ai dipendenti sull'uso della piattaforma e sull'importanza del Whistleblowing. Un'adeguata consapevolezza contribuisce a promuovere la partecipazione.
Retroazione e miglioramento continuo: raccogli feedback dai Whistleblower sul processo e apporta miglioramenti continuativi. La digitalizzazione consente di analizzare i dati in modo più efficiente per identificare aree di miglioramento.
Conformità normativa: assicurati che la piattaforma sia conforme alle normative vigenti in materia di protezione dei dati e Whistleblowing. Conduci audit periodici del sistema per garantire che sia sicuro, aggiornato e che risponda alle esigenze in evoluzione dell'organizzazione.

La digitalizzazione della gestione del Whistleblowing non solo semplifica il processo, ma può anche contribuire a creare un ambiente più trasparente e responsabile all'interno dell'organizzazione.

COSA FARE PER ADEGUARSI IN 5 STEP

Abbiamo visto come gestire il Whistleblowing sfruttando al meglio gli strumenti che la digitalizzazione può offrire, vediamo ora nella pratica 5 step per la gestire ottimale.

1. SCELTA DELLA PIATTAFORMA DI WHISTLEBLOWING

Il primo step è l’attivazione di un canale interno per le segnalazioni che garantisca il rispetto della riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta o menzionata nella segnalazione nonché del contenuto della segnalazione. Le aziende devono scegliere un canale di segnalazione interna conforme alla norma, che consenta a dipendenti, fornitori e collaboratori di effettuare segnalazioni in modo sicuro e anonimo.

Questo requisito porta a prediligere il dotarsi di una apposita piattaforma informatica (anche visto l’indirizzo di Anac che esclude l’idoneità dell’email). L’azienda deve far in modo che le segnalazioni possano essere effettuate sia in forma scritta (anche tramite modalità informatiche) che orale (linee telefoniche, messaggistica vocale, incontro diretto).

2. GOVERNANCE DEL PROCESSO DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

È necessario designare un soggetto o un team responsabile (interno o esterno all'Azienda) per l’analisi e l’indagine delle segnalazioni, che si interfacci efficacemente con i referenti aziendali, assicurando tempestività, riservatezza e imparzialità nel trattamento delle stesse.

La gestione del canale può essere affidata ad una persona/ufficio interno, ma anche ad un soggetto esterno con requisiti di autonomia e specifica formazione.

Non appare sempre possibile individuare risorse che possano garantire tali requisiti all’interno di aziende di piccola e media dimensione con una struttura organizzativa priva di figure elettivamente autonome o deputate a funzioni di controllo come internal audit o compliance.

Il requisito dell’autonomia rimanda all’esigenza di garantire imparzialità e assenza di condizionamenti o interferenze che possano compromettere l’obiettività rispetto a persone coinvolte e contenuto della segnalazione.

3. GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Gestione del processo di analisi e approfondimento sulle segnalazioni ricevute, in accordo con la Governance e nel rispetto delle tempistiche di ricevimento e riscontro della segnalazione.

Il soggetto incaricato ha un ruolo chiave nel sistema: dovrà gestire la segnalazione nei termini e secondo le modalità espressamente indicate dalla legge e rendere disponibili informazioni chiare sul canale di segnalazione, in modo che siano facilmente visibili sul luogo di lavoro e accessibili anche ai soggetti esterni che possono effettuare segnalazioni. Tali informazioni devono essere pubblicate sul sito internet, se disponibile.

4. FORMARE ED INFORMARE I DIPENDENTI

È importante redigere una policy aziendale sul Whistleblowing e formare ed informare i dipendenti sul canale di segnalazione interno.

Rassicurare e informare in modo chiaro e trasparente dipendenti, fornitori e collaboratori in merito all'anonimato e sulla tutela che gli viene garantita, garantirà l'efficacia della normativa.

AGGIORNAMENTO INFO PRIVACY e DPIA

Compliance in tema di trattamento dei dati / integrazione del registro dei trattamenti / nomina ad autorizzato del trattamento.

Particolare attenzione meritano le specifiche indicazioni a tutela della riservatezza ed al trattamento dei dati, tra l’altro adeguando la data retention policy, verificando l’adeguatezza del canale quanto alle misure di sicurezza tecniche e organizzative, svolgendo una DPIA, eseguendo le necessarie nomine.

I VANTAGGI PER LA TUA AZIENDA

Come sempre è fondamentale vedere gli obblighi normativi come un trampolino verso una evoluzione aziendale, focalizzandoci e sfruttando al massimo per trasformare un obbligo in opportunità.

I Whistleblower svolgono un ruolo fondamentale per l'azienda dando accesso a informazioni altrimenti difficilmente reperibili che possono aiutare il management aziendale a ridurre al minimo un’ampia gamma di rischi: il divario tra ciò che accade in azienda e ciò di cui il top management è a conoscenza è infatti grandissimo.

Ma quindi ci sono anche dei vantaggi, concreti, per l'azienda nell'allinearsi con l'obbligo normativo Whistleblowing, oltre al rispetto delle norme?

Naturalmente si, ecco per te qualche esempio:

L’esistenza stessa di un sistema di Whistleblowing ha una funzione preventiva scoraggiando le attività illegali o inappropriate.
Promuove una cultura organizzativa basata sulla fiducia, trasparenza e responsabilità, che contribuisca a prevenire gli illeciti.
Incoraggia le persone a parlare riducendo l’incidenza di frodi, corruzione e comportamenti non etici.
Riconoscere tempestivamente una condotta scorretta da l’opportunità di intervenire e porre rimedio ai problemi. Un intervento tempestivo consente di affrontare direttamente il problema, senza doverlo aggravare e causare ulteriori danni.
Evita di danneggiare la reputazione dell’azienda gestendo le segnalazioni internamente in modo corretto e discreto. Se non c’è risposta alle segnalazioni anonime interne, il Whistleblower può scegliere un canale di segnalazione esterno o rivolgersi ai media generando indiscrezioni e pubblicità negativa.
Mitiga le perdite finanziarie affrontando direttamente il problema ed evitando che si ripresenti in futuro. Nel Rapporto 2020 dell’ACFE alle Nazioni, le aziende e le organizzazioni hanno perso fino al 5% del loro fatturato annuale a causa delle frodi.
Aumenta l’efficienza aziendale attraverso l’analisi e l’ottimizzazione dei processi, la protezione dai rischi operativi, la condivisione delle informazioni e l’implementazione di procedure di controllo interno.
Crea fiducia. Il Whistleblowing dimostra che l’azienda ha elevati standard etici, che a loro volta creano fiducia nei clienti e nei partner. Un’azienda che incoraggia e sostiene attivamente i propri dipendenti a segnalare comportamenti scorretti è percepita come affidabile.
Cultura del lavoro aperta e onesta creerà condizioni di lavoro migliori e quindi una maggiore produttività.

Pertanto ogni azienda deve valutare l’assetto organizzativo più adeguato, cogliendo l’opportunità offerta dall’obbligatorietà della nuova disciplina sul Whistleblowing per effettuare una mappatura dei rischi e adottare un modello 231 che includa tutte le sfaccettature di questa tanto auspicata compliance integrata.

TIPS and TRICKS

Un sistema di reporting può aumentare la trasparenza e contribuire a colmare tali lacune. È anche comune che i problemi si arenino con il middle management. Ciò può essere dovuto alla mancanza di tempo o al fatto che i manager di medio livello non sanno come gestire il problema. Un sistema di Whistleblowing ben implementato può certamente compensare queste carenze, a patto che l’alta dirigenza sia disposta ad ascoltare.
I potenziali segnalanti spesso temono ritorsioni e scelgono quindi di tacere su presunti illeciti. Un canale Whistleblowing che offra una comunicazione anonima a due vie darà il coraggio di parlare. In questo modo aumentano le possibilità che i manager e i dirigenti dell’organizzazione ricevano informazioni importanti e siano in grado di agire in tempo.

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Whistleblowing: nuova normativa e implicazioni

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