REGISTRO ACCESSI IN AZIENDA DIGITALIZZATO

Nell'era della Trasformazione Digitale, ogni aspetto della gestione aziendale è sottoposto a una revisione tecnologica. La gestione degli ingressi e degli ospiti in azienda non fa eccezione.

La registrazione degli ospiti è un aspetto cruciale per la sicurezza, l'efficienza operativa e la conformità normativa di un'azienda.

Oggi proveremo a capire come l'adozione di soluzioni digitali possa migliorare notevolmente questo processo, offrendo al contempo una migliore esperienza agli ospiti e semplificando la gestione operativa.

COS'E' IL PROCESSO DI REGISTRAZIONE

La registrazione ospiti aziendale è il processo attraverso il quale un'azienda registra, monitora e gestisce l'accesso dei visitatori ai propri locali. Questo processo è spesso gestito manualmente, tramite registri cartacei ma la Digitalizzazione permette di approcciare in modo più moderno ed efficiente.

Gli obiettivi della Registrazione degli Ospiti riguardano principalmente la Sicurezza in quanto solo le persone autorizzate possano accedere agli edifici aziendali ed è fondamentale avere il monitoring di chi è presente nei locali in qualsiasi momento. Mantenere un registro preciso delle persone che visitano l'azienda è indispensabile per eventuali audit, verifiche o emergenza e permette di migliorare l'efficienza nella gestione dei visitatori, assicurando che gli ospiti siano accolti in modo professionale e organizzato.

MODULI CARTACEI VS SOLUZIONE DIGITAL

Conosciamo tutti i moduli cartacei da compilare all'ingresso delle aziende. Nome, Cognome, Company, Referente interno, ora di ingresso, ora di uscita e firma.

Nonostante l'apparente semplicità e familiarità dei registri cartacei, i loro svantaggi in termini di efficienza, sicurezza, conformità normativa, tracciabilità, gestione e impatto ambientale sono significativi. La transizione verso una soluzione digitale per la gestione degli ospiti può risolvere molte di queste problematiche, portando a una maggiore efficienza operativa, una sicura protezione dei dati e un'esperienza complessivamente migliore sia per gli ospiti che per il personale aziendale.

E se il modulo di registrazione è uno per ospite, in caso di emergenza o evacuazione, mettere in salvo tutta la documentazione per un appello successivo è davvero complicato.

SOLUZIONE DIGITALE: FUNZIONALITA'

Una soluzione digitalizzata permette di implementare funzionalità che aiutano a creare un ambiente aziendale più professionale, sicuro ed efficiente, migliorando sia l'esperienza degli ospiti che quella dei dipendenti.

Digitalizzare i vecchi moduli cartacei impedirà la visione dei dati dei visitatori precedenti, nel rispetto della Privacy, sarà più efficace informare i visitatori delle regole aziendali di sicurezza e comportamento, in caso di emergenza o evacuazione dell’edificio con un solo clic dal proprio device mobile, sarà possibile sapere quanti visitatori sono ancora all’interno. I processi di check-in e check-out risulteranno rapidi e automatizzati riducendo i tempi di attesa e liberano il personale della reception.

Una soluzione digitale inoltre consente agli ospiti di pre-registrarsi online, riducendo i tempi di attesa al loro arrivo e libera il personale della reception da compiti ripetitivi, permettendo loro di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto. Permette integrazioni con sistemi di sicurezza come videosorveglianza e controllo accessi.

Inviti e istruzioni pre-visita, badge personalizzati, integrazioni con il calendario aziendale e notifiche tempestive ai dipendenti in attesa dei loro ospiti consentendo una gestione più coordinata e veloce delle visite e contribuiscono a creare un'immagine professionale e accogliente dell'azienda.

La digitalizzazione assorbe i costi associati alla carta, alla stampa e allo spazio di archiviazione fisica. Inoltre, la maggiore efficienza operativa consente una riduzione dei costi del personale dedicato alla gestione degli ospiti.

Permette il Monitoraggio e Reporting, dati preziosi per l'analisi e il miglioramento dei processi aziendali, la Raccolta del consenso degli ospiti per il trattamento dei dati personali, in linea con le normative sulla privacy (come il GDPR). Interfaccia multilingua per accogliere ospiti internazionali. Accoglienza Personalizzata tramite l'invio di email di benvenuto, messaggi personalizzati, credenziali WI-FI, etc. Raccolta di feedback da parte degli ospiti dopo la loro visita per migliorare l'esperienza futura.

RITORNO DELL'INVESTIMENTO

Implementare una soluzione digitale per la gestione degli ospiti richiede un investimento iniziale in software, hardware e formazione del personale. Tuttavia, i benefici ottenuti in termini di efficienza, sicurezza e riduzione dei costi possono portare a un ritorno sull'investimento significativo.

Il ritorno sugli investimenti (#ROI) può essere valorizzato attraverso vari meccanismi che portano a risparmi sui costi e benefici operativi.

1. Risparmio di Costi e Tempo: Automatizzare il processo di check-in e check-out riduce il tempo che il personale deve dedicare a queste attività, liberandolo per altre mansioni. Questo può ridurre i costi del personale o permettere di ridistribuire le risorse in modo più efficiente. Ad esempio, se una soluzione digitale consente di risparmiare 5 minuti per ogni accesso e l'azienda riceve 1000 visitatori mensili (circa 6 accessi ogni ora), questo si traduce in un risparmio di circa 1000 ore di lavoro all'anno. Se il costo medio del lavoro è di €20/ora, questo si traduce in un risparmio annuo di €20.000.
2. Riduzione degli Errori: Le soluzioni digitali riducono la possibilità di errori manuali, che possono essere costosi in termini di tempo e risorse per essere corretti. Una registrazione accurata degli ospiti migliora anche la sicurezza.
3. Migliore Utilizzo delle Risorse: Le informazioni precise e in tempo reale sui visitatori consentono una migliore gestione delle risorse e i servizi di reception. Ad esempio, il personale che riceve la visita esterna può essere informato automaticamente, in tempo reale e con diversi caknali degli arrivi, migliorando la risposta e la pianificazione.
4. Riduzione dei Costi Cartacei: Eliminare o ridurre l'uso di moduli cartacei non solo contribuisce a una maggiore sostenibilità ambientale ma riduce anche i costi associati all'acquisto, gestione e archiviazione dei documenti.
5. Miglioramento della Sicurezza: Con una gestione più accurata e sicura degli ospiti, si possono evitare incidenti costosi e garantire la conformità alle normative sulla sicurezza e sulla privacy, riducendo il rischio di multe o sanzioni. Il personale di sicurezza può essere informato automaticamente degli arrivi, migliorando la risposta e la pianificazione.
6. Ottimizzazione della Reportistica: L'automazione della reportistica e la disponibilità immediata di dati accurati facilitano le decisioni basate su informazioni concrete, migliorando la gestione operativa e strategica.
7. Incremento della Soddisfazione dei Clienti: Una gestione efficiente e professionale degli ospiti migliora l'immagine aziendale e la soddisfazione degli stessi, il che può portare a relazioni d'affari migliori e potenzialmente a nuove opportunità di business.
8. Integrazione con Altri Sistemi: L'integrazione con altri sistemi aziendali può ridurre i costi di duplicazione dei dati e migliorare la coerenza delle informazioni, portando a una maggiore efficienza operativa.

LE AZIENDE UTILIZZANO ANCORA LA CARTA?

Nonostante i numerosi vantaggi offerti dalle soluzioni digitali per la gestione degli ospiti, molte aziende continuano a utilizzare registri di carta. Le ragioni sono molteplici, dalla resistenza al cambiamento (abitudini consolidate, comfort e familiarità), Costi e Risorse (investimento iniziale, manutenzione e supporto), Preoccupazioni sulla Sicurezza e Privacy (sicurezza dei dati e conformità normativa), Mentalità e Cultura Aziendale (mentalità conservatrice, mancanza di visione strategica), Complessità dell'Implementazione e Integrazione con Sistemi Esistenti.

Per superare questi ostacoli, è importante che le aziende comprendano i benefici a lungo termine della digitalizzazione e sviluppino una strategia di implementazione chiara. Educare il personale sui vantaggi e fornire una formazione adeguata può facilitare la transizione. Inoltre, molte soluzioni digitali offrono opzioni scalabili, permettendo alle aziende di iniziare con un investimento minimo e di espandere gradualmente il sistema.

TIPS and TRICK

La prima impressione conta. Fai colpo sui tuoi visitatori dimostrando efficienza sin dal front desk: raccogli e organizza tutte le informazioni che ritieni utili, fai prendere visione delle informative aziendali garantendo la privacy dei dati personali e avvisa il destinatario che il suo ospite lo attende in Reception.

Se stai considerando la digitalizzazione dei processi nella tua azienda, inizia dalla gestione degli ingressi: i benefici superano di gran lunga l'investimento iniziale, portando la tua azienda verso un futuro più efficiente e sicuro.

Le aziende che adottano queste soluzioni non solo migliorano l'esperienza dei loro ospiti ma ottimizzano anche le risorse interne e migliorano la sicurezza complessiva.

Con l'implementazione di tecnologie avanzate, le aziende possono trasformare un processo tradizionalmente oneroso e inefficiente in un vantaggio competitivo che riflette una cultura aziendale innovativa e orientata al cliente.

PERCHÉ MOKO

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